ZBC Kennisbank

Checklist SDM-activiteiten

 

Inhoudsopgave

  1. Checklist Definitiestudie
  2. Checklist Basisontwerp
  3. Checklist Detailontwerp
  4. Checklist Realisatie
  5. Checklist Invoering 

 1.  Checklist Definitiestudie

ACT.1.1:
Leg uitgangspunten vast en stel plan van aanpak op.

Als een Informatieplan de basis van de DS is:

  • Zijn doelstelling, probleemformulering, opdracht en planning overeenkomstig de projectbeschrijving uit het Informatieplan
  • Zijn probleemformulering en doelstelling van de definitiestudie eenduidig beschreven?
  • Zijn uitgangspunten en beperkingen volledig en juist; is er onderscheid gemaakt tussen (DS-)project en het op te leveren systeem?
  • Zijn alle activiteiten benoemd, redenen voor afwijking aangegeven en correct?
  • Zijn strategie en werkwijze vastgesteld?
  • Is de projectorganisatie hiermee in overeenstemming?
  • Is de inplanning van mensen juist? Conform de betrokkenenmatrix?
  • Zijn beschikbaarheid van mensen en middelen vastgelegd?
  • Besteed aandacht aan de afspraken voor interviews van gebruikers en andere bij het project betrokkenen.
  • Zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgesteld?
  • Zijn mijlpaalproducten en besluitvorming (incl. termijnen) geregeld?
  • Zijn QA en configuratiemanagement geregeld?
  • Zijn evt. opleidingen voor projectdeelnemers geregeld?
  • Zijn technieken voor de fase definitiestudie bepaald?
  • Zijn technieken in deze activiteit juist toegepast? b.v: probleemgroepentabellen, planningtechnieken, A-schema, etc.
  • Zijn tijd-, middelen- en kostenschatting opgenomen?
  • Zijn onzekerheden, aannames en mogelijke faalfactoren aangegeven?
  • Is plan geaccordeerd?
  • Is er begonnen met uitvoering na accordering?

ACT. 1.2:
Verzamel en analyseer gegevens over huidige en gewenste
informatievoorziening.

  • Is beschrijving van de huidige organisatie correct, consistent en volledig genoeg en overeenkomend met de omvang van de studie (act. 1.1)?
  • Is de diepgang van de beschrijving overeenstemmend met doel van de DS?
  • Zijn technieken juist toegepast? (TIA/DFD’s).
  • Zijn gebruikers akkoord met de beschrijving?
  • Is huidig informatiesysteem beschreven (kosten/ baten, kwaliteit, omvang, groei, knelpunten, wensen, hard-en software)?
  • Zijn de oorzaken achter de knelpunten goed aangegeven?
  • Zijn de veranderingsbehoeften:
    • niet met elkaar in tegenspraak?
    • meetbaar?
    • geprioriteerd?
  • Zijn gebruikers akkoord met beschreven veranderingsbehoeften?

ACT. 1.3:
Evalueer veranderingsbehoefte en definieer systeemeisen.

  • Zijn de systeemeisen afleidbaar uit de systeemdoelstellingen?
  • Zijn de eisen op gelijk niveau?
  • Zijn de eisen onderling consistent, realistisch en in lijn met de uitgangspunten van de DS (act. 1.1)?
  • Zijn de eisen afleidbaar uit de veranderingsbehoeften (act. 1.2)?
  • Zijn de eisen goedgekeurd door de gebruikers?

ACT. 1.4:
Evalueer organisatorische gevolgen.

  • Zijn de consequenties van de doelstellingen en systeemeisen goed overwogen?
  • Is de gewenste organisatiestructuur in staat om met het nieuwe informatiesysteem de doelstellingen te realiseren?
  • Zijn alle problemen onderkend en daarvoor oplossingen/aanpak vastgesteld?
  • Is gewenste organisatiestructuur geaccordeerd door opdrachtgever en andere verantwoordelijken en betrokkenen?

ACT. 1.5:
Bepaal systeemconcept, mogelijke oplossingen en gevolgen.

  • Zijn belangrijke functionele systeemeisen (act. 1.3) aanwezig in systeemconcept?
  • Zijn technieken (FA en DM) correct toegepast?
  • Is concept voldoende gedetailleerd om daarop alternatieve oplossingen te baseren en consequenties (omvang, realiseerbaarheid e.d.) te bepalen?
  • Is de beschrijving van het nieuwe systeem volledig begrijpelijk voor de gebruikers; zijn deze akkoord?
  • Is de data-dictionary bijgewerkt?
  • Zijn oplossingen significant verschillend van elkaar en van gelijk niveau? Zijn ze niet strijdig met de uitgangspunten (act. 1.1). Voldoen ze aan de systeemeisen?
  • Is de essentie van elke oplossing duidelijk en worden alle consequenties aangegeven?

ACT. 1.6:
Bepaal systeemontwikkel- en productieomgeving.

  • Is de beschrijving voldoende om de kosten/baten op te leveren?
  • Vormen de faciliteiten een consistent geheel en passen ze binnen de uitgangspunten (act. 1.1)?
  • Check consequenties van faciliteiten met organisatiestructuur; check eventuele gevolgen (verantwoordelijkheden, opleidingen, etc.).
  • Kunnen faciliteiten de verwachte werkbelasting aan; ook in de piek; ook met meerdere applicaties?
  • Check beschikbaarheid van faciliteiten en aanwezige kennis daarover.

ACT. 1.7:
Evalueer oplossingen en selecteer.

  • Houden selectiecriteria direct verband met de doelstellingen van het systeem en de systeemeisen?
  • Zijn technieken (MECCA of DELPHI) juist toegepast?
  • Sprong de gekozen oplossing er voldoende duidelijk uit ten opzichte van de anderen?
  • Ondersteunen alle partijen de gekozen oplossing?

ACT. 1.8:
Bepaal invoeringsproblemen en acceptatieprocedure.

  • Is acceptatieprocedure uitvoerbaar in de organisatie?
  • Zijn taken en bevoegdheden rond acceptatieprocedure, conversie en systeembeheer aangegeven?
  • Check acceptatie- met systeemeisen.
  • Is omvang van de conversie juist ingeschat? Conversiestrategie bepaald? Consequenties voor de organisatie expliciet gemaakt? Opdrachtgever hiermee akkoord?
  • Is gedaan aan voorlichting, training en opleiding?

ACT. 1.9:
Maak totaalplan en kosten/baten overzicht?

  • Check volledigheid en juistheid plannen.
  • Check aanwezigheid risicofactoren.
  • Check beschikbaarheid van mensen, faciliteiten (evt. bestellen en installeren) en overige hulpmiddelen.
  • Check juistheid en haalbaarheid van ontwikkelingsstrategie (b.v. wel of niet uitvoeren fase Basisontwerp; prototyping).
  • Zijn kostenramingen afkomstig van degenen die ook voor de kostensoort verantwoordelijk zijn?
  • Zijn batenramingen afkomstig van opdrachtgever/ gebruiker?

ACT. 1.10:
Valideer definitiestudie.

  • Check consistentie producten, waaruit het rapport definitiestudie is opgebouwd.
  • Check consistentie van naamgeving en definities.
  • Check juistheid, volledigheid en diepgang van de producten aan de hand van de doelstelling en uitgangspunten van de DS (act. 1.1)
  • Leg tegenstrijdigheden en nog te ondernemen acties vast.
  • Check of alle belangrijke betrokkenen achter het rapport staan.

ACT. 1.11:
Stel rapport Definitiestudie op.

  • Gebruik checklist uit de rapportagetechniek.
  • Ga na of de onvolkomenheden uit de validatierapportage zijn opgelost.
  • Is er een samenvatting en een verklarende woordenlijst opgenomen?
  • Is het rapport formeel goedgekeurd door de opdrachtgever?
  • Zijn de geleerde lessen opgenomen? 

 2.  Checklist Basisontwerp

ACT. 2.1:
Leg uitgangspunten vast en stel plan van aanpak op.

  • Zijn er wijzigingen t.o.v. de Definitiestudie betreffende:
    • uitgangspunten
    • doelstelling
    • teamsamenstelling
  • Is planning aanwezig?
  • Zijn rapportage- en vergaderafspraken gemaakt?
  • Zijn planningtechnieken toegepast?
  • Zijn de technieken bepaald?
  • Is het plan van aanpak geaccordeerd?
  • Wordt gestart met uitvoering na accordering?

ACT. 2.2:
Geef toekomstige werkomgeving aan.

  • Is er voldoende gebruikersbetrokkenheid?
  • Sluiten de functies van het systeem aan bij de taken en bevoegdheden van toekomstige gebruikers?
  • Is er aandacht geschonken aan de opleidingsbehoefte van de toekomstige gebruikers:
    • apparatuurbediening
    • vraagtaal
    • tekstverwerking
    • workbenches
  • Is er afstemming met parallelle veranderingsprocessen:
    • decentralisatie
    • andere projecten
  • Is keuze batch vs. real-time verwerking bekend bij de gebruiker?

ACT. 2.3 :
Bepaal basisgegevensstructuur.

  • Is de techniek gegevensanalyse (Codd) toegepast?
  • Zijn de Bachman-diagrammen getekend en geverifieerd m.b.v. de koppelingsregels?
  • Kunnen alle info behoeften uit de gegevensstructuur worden afgeleid?
  • Is de data dictionary ingericht?
  • Heeft er controle plaatsgevonden op homoniemen en synoniemen?
  • Heeft er toegangspadenanalyse plaats gevonden?
  • Is er al iets bekend over de hoeveelheden gegevens in verband met act. 2.5?
  • Sluit de gegevensstructuur aan op het context- diagram van het systeemconcept?

ACT. 2.4:
Bepaal de basisfunctiestructuur.

  • Is de DFD-afbeeldingswijze gebruikt?
  • Gebruiken de processen de gegevens uit de basisgegevensstructuur uit act. 2.3?
  • Is de detaillering consistent verlopen vanuit het systeemconcept?
  • Zijn de DFD’s gedocumenteerd in procesbeschrijvingen, stroombeschrijvingen en de beschrijving van buffers, herkomst en bestemmingen?
  • Hoe is de logische samenhang versus koppeling? M.a.w. hoe ondersteunen de functies de doelstellingen van het systeem?
  • Check indeling in subsystemen: zijn het voor gebruikers herkenbare en zelfstandig in te voeren deelsystemen?
  • Check toegangspaden met de procesbeschrijvingen.

ACT. 2.5 :
Specifeer de benodigde faciliteiten.

OPM: Deze activiteit is sterk projectafhankelijk.
Een mogelijke checklist volgt hieronder:

  • Is er onderscheid gemaakt naar:
    • datacommunicatie
    • hardware
    • software
    • hulpmiddelen t.b.v. systeemontwikkeling:
      • workbenches
      • ontwikkelhardware
      • testomgeving
      • pc’s en tekstverwerking
  • Zijn er (redelijk) nauwkeurige capaciteitsplanningen aanwezig?
  • Is er rekening gehouden met groei van de gegevensverzamelingen?

ACT. 2.6 :
Bepaal technische vormgeving.

  • Is er een opdeling in subsystemen gemaakt volgens de criteria van koppeling en samenhang?
  • Zijn alle interfaces tussen de deelsystemen en de herkomst en bestemmingen beschreven?
  • Zijn de geautomatiseerde en de handmatige functies beschreven?
  • Is het systeemskelet bekend?
  • Zijn de afwijkingen van het logisch ontwerp in het technisch ontwerp beargumenteerd?

ACT. 2.7:
Valideer Basisontwerp.

  • In hoeverre bestaat er evenwicht en consistentie met:
    • opdracht basisontwerp (plan van aanpak)
    • oplossingsrichting
  • Zijn alle gemeenschappelijke elementen aanwezig voor de deelsystemen, t.a.v.:
    • gegevens
    • functies
    • interfaces?
  • Zijn er afwijkingen t.a.v. de uitgangspunten en resultaten van de definitiestudie?
  • Is het validatierapport aanwezig en compleet?

ACT. 2.8:
Vervaardig totaalplan en kosten/baten analyse.

  • Ga na wat de redenen zijn om af te wijken van de verdeling in deelprojecten op basis van de deelsystemen.
  • Is er per deelproject een afzonderlijk plan gemaakt?
  • Zijn de deelplannen conform de fasering volgens SDM?
  • Is er gebruik gemaakt van planningstechnieken?
  • Kosten/baten:
    • zijn er verschillen met DS?
    • zijn alle kosten meegenomen?
  • Zijn faalfactoren aangegeven d.m.v. Risicoanalyse?

ACT. 2.9:
Rapporteer over Basisontwerp.

  • Is het rapport gemaakt aan de hand van checklist?
  • Besteed extra aandacht aan de gevolgen van het opdelen in deelprojecten voor de volgende fasen: Detailontwerp, Realisatie en Invoering. 

 3.  Checklist Detailontwerp

ACT. 3.1:
Leg uitgangspunten vast en stel plan van aanpak op.

  • Zijn er wijzigingen ten opzichte van het basisontwerp wat betreft:
    • uitgangspunten;
    • doelstellingen?
  • Vertoont planning verschillen ten opzichte van het Systeemontwikkelingsplan uit het basisontwerp voor dit (deel)project (act. 2.8)?
  • Zijn alle activiteiten uit DO benoemd? Redenen van afwijking aangegeven en correct?
  • Is rekening gehouden met andere deelprojecten?
  • Zijn strategie en werkwijze vastgesteld?
  • Is projectorganisatie hiermee in overeenstemming?
  • Is er een juiste inplanning van mensen beschikbaarheid/ geschikt-heid) en middelen?
  • Zij methoden en technieken bepaald?
  • Zijn rapportages en besluitvorming geregeld?
  • Is rekening gehouden met geleerde lessen uit b.v. BO?
  • Is plan geaccordeerd?
  • Is begonnen met uitvoering na accordering?

ACT. 3.2:
Bepaal detailstructuur toekomstige organisatie.

  • Zijn veranderingen in de organisatie onderkend, zo nee, is dit terecht?
  • Zijn taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in de gewenste organisatiestructuur in relatie tot het toekomstige informatiesysteem volledig beschreven (functies, gegevens, beheer van het IS e.d. gekoppeld aan functionarissen)?
  • Is rekening gehouden met eventueel noodzakelijke functiescheiding?
  • Zijn rapportagelijnen bepaald en controlemaatregelen aangegeven?
  • Is vereiste kennis, vaardigheid en deskundigheid van de functionarissen in de nieuwe situatie vastgesteld?
  • Zij verschillen t.o.v. huidige situatie aangegeven en is vastgesteld hoe deze te overbruggen (bijv. d.m.v. opleidingen)?
  • Is veranderingsbereidheid ingeschat?
  • Is rekening gehouden met wijzigingen in macht, prestige, afwisseling van werk, sociale verhoudingen, in relatie tot het personeelsbeleid?
  • Is de detailstructuur consistent met de toekomstige werkomgeving uit het basisontwerp (2.2)?

ACT. 3.3:
Detailleer functiestructuur.

  • Is DFD-afbeeldingswijze gebruikt en juist toegepast?
  • Zijn de functies afleidbaar uit de functie structuur van het basisontwerp (2.4); geen nieuwe hoofdfuncties toegevoegd?
  • Zijn functies tot elementair niveau (samenhang = functioneel) uitgewerkt?
  • Is van elke functie een mini-spec opgenomen, is de specificatie ondubbelzinnig, volledig en verifieerbaar; noodzakelijk om aan de systeemeisen te voldoen, zijn start- en stopcondities opgenomen, is gebruik van de gegevens in overeenstemming met de data- dictionary en de gegevensstructuur uit 3.4; is alle uitvoer uit de invoer (incl. buffers) op gegevens-elementniveau herleidbaar?
  • Zijn prestatie- en beveiligingseisen van functies opgenomen?
  • Is aandacht gegeven aan interfaces met andere systemen?
  • Zij functies volledig herkenbaar voor gebruikers?
  • Check benadering van de gegevens met de functiebeschrijvingen (let op: ontstaan, wijzigen, raadplegen en afvoeren in de juiste volgorde).
  • Check met de mens-machine interface (3.5).

ACT. 3.4:
Detailleer gegevens structuur.

  • Check consistentie met gegevensstructuur uit Basisontwerp.
  • Check gegevensstructuur op laatste normaalvorm.
  • Check afbeelding gegevensstructuur (Bachman, strokenschema) met samenstelling gegevensgroepen.
  • Check uitvoer van het systeem met de gegevensstructuur en de functie specificaties (toegangspaden).
  • Check juistheid en volledigheid constraints (statische en dynamische). Check op ondubbelzinnigheid en juistheid gehanteerde definities van de gegevens in de data-dictionary.
  • Is data administrator akkoord?
  • Zijn bron en eigenaar van gegevens vastgelegd?
  • Zijn omvang, groei, mutatiefrequentie, toegangs-, privacy- en beveiligingseisen bepaald?

ACT. 3.5:
Ontwikkel mens-machine interfaces.

  • Check consistentie gebruik functietoetsen.
  • Zij standaards toegepast m.b.t. scherm/formulier opbouw?
  • Is rekening gehouden met verschillende ervaringsniveaus van de gebruikers met de functies van het systeem?
  • Is rekening gehouden met gebruikersvriendelijkheid: heldere dialoog, geen overbodige handelingen, niet te veel/ te weinig gegevens op scherm/ formulier, logische indeling, anticiperend op gebruikersacties,deze ondersteunend, foutieve handelingen tegengaand, of kunnen deze teruggedraaid worden,is er ondersteuning bij fouten (foutboodschap, help- informatie).
  • Check op consistentie met functiespecificaties (3.3).
  • Check met systeemeisen.
  • Check met organisatiestructuur (3.2): gewenste kennis/ervaring gebruikers van het IS.
  • Is bruikbaarheid door gebruikers beoordeeld?

ACT. 3.6:
Vervaardig Functioneel Ontwerprapport.

  • Is inhoud compleet en toegankelijk op trefwoorden,cross-reference, samenvatting)?
  • Is er aandacht voor: lay-out, distributie, voorlichting.
  • Is FO in overeenstemming met de producten waarop het is gebaseerd?

ACT. 3.7:
Valideer Functioneel Ontwerprapport.

  • Is het FO door de gebruikersorganisatie formeel geaccordeerd?
  • Vormen onderliggende producten consistent geheel?
  • Check op systeemontwerp in het Basisontwerp. Geen onvoorziene veranderingen voor andere (deel) projecten?
  • Kan op grond van het functioneel ontwerp funktie-punt-analyse worden toegepast (check op gedetailleerdheid en ondubbelzinnigheid van functionele specificaties)?
  • Is validatierapport aanwezig?

ACT. 3.8:
Specificeer procedures en formulieren.

Procedures:

  • Zijn de beschreven werkzaamheden niet te gedetailleerd (tot op taakniveau van een medewerker)?
  • Zijn de start- en eindcondities van de werkzaamheden duidelijk aangegeven?
  • Is aangegeven welke gegevens en andere hulpbronnen nodig zijn?
  • Is gedacht aan uitzonderingen en controlestappen?
  • Zijn prestatie-eisen geformuleerd?

Formulieren:

  • Zijn deze duidelijk te gebruiken; is toelichting voor gebruiker beschikbaar op formulier (zo nodig)?
  • Is het duidelijk voor wie bestemd?
  • Is geregeld wie de formulieren beheert (verspreiding, e.d.)?
  • Is er een juiste keuze gemaakt tussen voorbedrukt en meedrukken van vaste gegevens (wijzigingsgraad)?
  • Sluit formulierindeling aan bij de wijze van vastlegging en beeldschermindeling?
  • Zijn gegevens conform definities in data-dictionary?

ACT. 3.9:
Specificeer beeldscherm- en lijstindelingen.

  • Komen fysieke specificaties overeen met functionele eisen (act. 3.5)?
  • Zijn specificaties beoordeeld door gebruikers?
  • Is een gebruikershandleiding beschikbaar; is deze compleet en geschikt?
  • Conflicteren de indelingen niet met de voor dit systeem beschikbare hard- en software?

ACT. 3.10:
Ontwerp opslagstructuur.

  • Check consistentie met opslagstructuur uit basisontwerp (act. 2.6).
  • Staan alle gegevenselementen uit de logische structuur ook in de oplagstructuur?
  • Is oplagstructuur afwijkend van logische structuur? Redenen aangegeven, zijn deze juist? Indien dit leidt tot wijzigingen in de functionaliteit van het systeem, is dit geaccordeerd door gebruikers?
  • Is bij redundantie gezorgd voor synchroniteit van gegevens?
  • Zijn de prestatie-, beveiligings-, privacy- en betrouwbaarheidseisen met deze opslagstructuur haalbaar?
  • Is op de juiste wijze implementatieanalyse uitgevoerd (grootte van de gegevensverzamelingen, toegangspaden, batch/online, groeperen/splitsen van logische groepen in fysieke bestanden, etc.)?
  • Zijn herstel- en reconstructie mogelijkheden toereikend?
  • Conflicteert de ontworpen opslagstructuur niet met de voor dit systeem beschikbare hard- en software?

ACT. 3.11:
Specificeer programmatuur.

  • Is deze in hoofdlijnen overeenkomend met de programmastructuur uit het Basisontwerp (act. 2.6)?
  • Check consistentie met functiestructuur uit act. 3.3.
  • Is juiste techniek correct toegepast, afhankelijk van verwerkingswijze (b.v. Yourdon’s Structured Design bij on-line en Jackson bij batch toepassingen)?
  • Is programmatuur gedetailleerd tot op moduleniveau?
  • Zijn functies volledig automatiseerbaar?
  • Check koppeling/samenhang; splitsing besturing/werk, span of control van besturingsmodules, standaard modules.
  • Is gezorgd voor beveiliging en privacy?
  • Check op consistentie met mens-machine dialoog, beeldscherm indelingen en opslagstructuur.
  • Per module aangegeven: start-/stopcondities, benodigde gegevens en bestanden, uitvoer, prestatie- eisen.

ACT. 3.12:
Valideer Technisch Ontwerp

  • Is validatierapport aanwezig en juist?
  • Is gekeken naar consistentie tussen de detail functionele en detail technische specificaties?
  • Is opdracht conform plan van aanpak (3.1) uitgevoerd? Zijn redenen van afwijking aangegeven? Is het detailontwerp van dit deelsysteem conform de specificaties in het Basisontwerp (m.n. interfaces)? Zijn afwijkingen aangegeven en beargumenteerd? Is besluitvorming hierover correct?

ACT. 3.13:
Vervaardig gedetailleerd testplan.

  • Check aanwezigheid van zowel acceptatietestplan, als systeemtestplan.
  • Zijn er testgevallen voor alle functies (ook handmatige, ook beveiligings- en controlefuncties, uitzonderingssituaties, interfaces, e.d.)?
  • Is voor elk testgeval de uitvoer voorspeld?
  • Is op de juiste wijze gebruik gemaakt van test- technieken (b.v. grafen), om met de testgevallen zo volledig mogelijk te zijn?
  • Check aanwezigheid procedures, indien (onoverkomelijke) fouten worden ontdekt.
  • Is testomgeving duidelijk gespecificeerd?
  • Zijn procedures om de testdatabase te creëren aanwezig?
  • Zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden aangegeven?
  • Zijn hulpmiddelen aangegeven?
  • Is acceptatietestplan beoordeeld door gebruikers en systeemtestplan door ontwikkelafdeling?
  • Zijn opleiding en training van testers geregeld?
  • Check acceptatiecriteria.

ACT. 3.14:
Vervaardig plan voor realisatie en invoering.

  • Is plan conform planning uit basisontwerp (bij meerdere deelprojecten)? Zijn afwijkingen gerapporteerd en geaccordeerd?
    • check volledigheid plan:
      • conversie
      • installatie van apparatuur, systeemprogrammatuur,
      • netwerkfaciliteiten
    • test
      • programmering en bestandscreatie
      • organisatie.
  • Check bijgewerkte kosten/baten-analyse.
  • Is plan realistisch? Is rekening gehouden met bijzondere factoren als beschikbaarheid personen, bekendheid met apparatuur en programmatuur, hoge prestatie- eisen aan het systeem, afhankelijkheid van leveranciers e.d.?

ACT. 3.15
Rapporteer over Detailontwerp.

  • Is inhoud compleet en consistent?
  • Is checklist gebruikt?
  • Is lijst met verklarende begrippen opgenomen?
  • Is samenvatting opgenomen voor de opdrachtgever en beslissers?
  • Is duidelijk gemaakt wat de afwijkingen zijn ten opzichte van het oorspronkelijke plan?
  • Is verspreiding aangegeven en correct?
  • Bevat het rapport een verantwoording over de afgelopen fase, van de projectleider naar de opdrachtgever toe?
  • Is formele accordering aangegeven?
  • Is er zorg gedragen voor voorlichting? 

 4.  Checklist Realisatie

ACT. 4.1:
Leg uitgangspunten vast en stel plan van aanpak op.

  • Zijn alle uitgangspunten en veronderstellingen welke als basis dienden voor het Plan voor Realisatie en Invoering ongewijzigd?
  • Is het bovengenoemde Plan beoordeeld?
  • Is van alle betrokkenen hun bekwaamheid en beschikbaarheid vastgesteld?
  • Zijn de taken over de betrokkenen verdeeld?
  • Zijn alle hulpmiddelen aanwezig en beschikbaar?
  • Zijn standaardtechnieken en hulpmiddelen toereikend?
  • Zijn benodigde training in technieken en hulpmiddelen vastgesteld?
  • Zijn testdatabase goed ingepland?
  • Is rekening gehouden in planning met o.a. bijeenkomsten, beoordelingen, afstemming en documentatie?
  • Zijn afspraken gemaakt voor eventuele expertise van buiten?
  • Is detailplanning gemaakt en afgestemd met totaalplan?

ACT. 4.2:
Creëer database en testomgeving.

  • Zijn alle eisen aan de testomgeving uit eerdere testplannen verzameld?
  • Zijn afwijkingen van het testplan geconstateerd?
  • Is alle vereiste apparatuur en programmatuur beschikbaar?
  • Is database geladen?
  • Zijn gegevens in database gecontroleerd op bestaanbaarheid?
  • Zijn de mutatiebestanden gecreëerd en gecontroleerd?
  • Kan de database ‘teruggezet’ worden naar de uitgangssituatie?
  • Bij conventionele bestanden:Zijn bestandsdefinities en recordbeschrijvingen vervaardigd en opgeborgen in een bibliotheek?
  • Bij database managementsystemen :
    • Schemabeschrijvingen vervaardigd?
    • Ruimte voor de database gealloceerd?
  • Zijn de bestandsdefinities en eventuele recordbeschrijvingen vervaardigd?
  • Zijn testgegevens in de database opgenomen?
  • Is de omvang van de testgegevens voldoende groot?
  • Is de structuur van de testdatabase gelijk aan de productiedatabase?

ACT. 4.3:
Bepaal programmastructuur.

  • Zijn alle relevante producten aanwezig?
  • Zijn de programmaspecificaties uit de fase detail- ontwerp volledig begrepen?
  • Zijn de specificaties teruggekoppeld naar de maker ervan?
  • Zijn de te gebruiken technieken en afbeeldingswijzen vastgesteld?
  • Is gezorgd voor verificatie van de programmastructuur?

ACT. 4.4:
Vervaardig en test programmatuur.

  • Is de programmastructuur beoordeeld en zijn eventuele onduidelijkheden onderkend en opgelost?
  • Is de beste programmeringswijze binnen de standaards en technieken bepaald?
  • Zijn alle niet zelf te vervaardigen componenten beschikbaar?
  • Wordt de programmatuur vervaardigd?
  • Wordt de programmatuur getest door een ander dan de maker ervan?
  • Bij top-down testen: is gezorgd voor dummy-modules?
  • Bij bottom-up testen :is gezorgd voor drivers of testharnassen?
  • Is oplevering van programmatuur en testmaterialen geregeld?

ACT. 4.5:
Maak systeem productierijp.

  • Is productiedocumentatie in bruikbare versie aanwezig?
  • Is alle te testen programmatuur aanwezig?
  • Zijn alle handmatige procedures gereed?
  • Zijn testomgeving, apparatuur, systeemsoftware en andere hulpbronnen gereed?

ACT. 4.6:
Vervaardig en test opleidingen.

  • Zijn de doelgroepen vastgesteld?
  • Zijn de leerdoelen bepaald?
  • Is de vermoedelijke aanvangssituatie nagegaan?
  • Zijn alle benodigde cursussen bepaald aan de hand van alle relevante producten?
  • Is per cursus het leerdoel vastgesteld?
  • Is lesstof per cursus over de toegemeten tijd verdeeld?
  • Is didactische werkvorm bepaald?
  • Zijn lesmateriaal en docenthandleidingen ontwikkeld?
  • Wordt er een pilotcursus gegeven en aan de hand van de evaluatie de cursus eventueel bijgesteld?

ACT. 4.7:
Voer systeemtest uit.

  • Zijn er specificaties om de testresultaten te kunnen beoordelen?
  • Is ook het handmatige deel in de test betrokken?
  • Wordt de test uitgevoerd volgens het opgestelde testplan?
  • Worden alle testen gedocumenteerd, inclusief het on-line gedeelte?
  • Is de test herhaalbaar op basis van dezelfde gegevens?
  • Wordt er een verslag van de systeemtest gemaakt?
  • Is er gebruik gemaakt van technieken om te testen?

ACT. 4.8:
Voltooi documentatie.

  • Zijn alle eerder vervaardigde producten verzameld?
  • Zijn alle eisen aan de te vervaardigen producten bepaald?
  • Zijn alle wijzigingen in de overige producten doorgevoerd?
  • Is er een lijst opgesteld met alle nog ontbrekende of te wijzigen delen?
  • Zijn alle documenten consistent?
  • Is gezorgd voor verificatie, reproductie en verspreiding?
  • Is er gedocumenteerd?

ACT. 4.9:
Voer acceptatietest uit.

  • Is de acceptatietest duidelijk gescheiden van de systeemtest?
  • Is het testplan beoordeeld en een detailplanning vervaardigd?
  • Zijn er criteria vastgelegd?
  • Is het management betrokken bij de acceptatieprocedure?
  • Is aandacht besteedt aan eventuele opleiding van het testteam?
  • Wordt er een journaal bijgehouden?
  • Is de wijze van evaluatie van de acceptatietest bepaald?
  • Wordt gezorgd voor verificatie, reproductie en verspreiding van het acceptatierapport?

ACT. 4.10:
Rapporteer over realisatie.

  • Is aangegeven hoe de invoering gerealiseerd moet worden?
  • Is aandacht besteed aan kerncijfers over deze en voorgaande fasen?
  • Is verificatie gericht op juistheid en volledigheid van de gegevens?
  • Zijn alle planningen, bestede kosten en producten verzameld?
  • Zijn alle planningen cijfermatig opgesteld, gecontroleerd, vergeleken en zijn oorzaken van eventuele afwijkingen bepaald?
  • Zijn technieken en gereedschappen geëvalueerd?
  • Zijn alle leermomenten bepaald?
  • Is implementatieplan correct?
  • Is conceptrapport ter verificatie vervaardigd?
  • Is rapportage aan opdrachtgevende instantie geregeld? 

5.  Checklist Invoering

ACT. 5.1:
Leg uitgangspunten vast en stel plan van aanpak op.

  • Zijn er wijzigingen t.o.v. het Realisatie rapport (zie act. 4.10) voor wat betreft:
    • uitgangspunten
    • doelstelling
    • wijzigingen n.a.v. acceptatietest
    • laatst toegestane/mogelijke datum waarop het systeem operationeel moet zijn?
  • Inventariseer en verwerk verschilpunten met de gewenste situatie in Plan van Aanpak
  • Zijn alle elementen voor gedetailleerd conversieplan aanwezig? Kan conversieplan worden gemaakt?
  • Zijn gemaakte afspraken per doelgroep nog geldig?
  • Kan invoeringsplan in overleg met betrokkenen worden gemaakt?
  • Is er een regeling m.b.t. (over)werktijden getroffen met PZ?
  • Is planning aanwezig? Is er verschil t.o.v. act. 4.10?
  • Zijn belanghebbenden in overleggroepen geplaatst?
  • Zijn rapportage- en vergaderafspraken vastgelegd? (wekelijks overleg)
  • Is strategie voor organisatieverandering gekozen en vastgelegd?
  • Zijn technieken gekozen en vastgelegd (tactiek)?
  • Is conversie- en invoeringsplan gereed?
  • Zijn per organisatieonderdeel medewerkers verantwoordelijk gesteld voor begeleiding ?(wie zijn dit, functie, wanneer beschikbaar, hoe en waar bereikbaar)
  • Is draaiboek voor invoering en overdracht gereed?
  • Is accordering van plan en draaiboek voorbereid?
  • Is Plan gereed voor start na accordering?

ACT. 5.2:
Maak taakbeschrijvingen.

  • Is de administratieve organisatie m.b.t. het in te voeren informatiesysteem beschreven? Is rapport AO af en beschikbaar?
  • Is de organisatiestructuur vastgesteld?
  • Zijn vereiste kennis, vaardigheden e.d. geaccordeerd en vastgesteld door de stuurgroep? Is er de steun van de leiding van de organisatie?
  • Bestaan er ontwerpnormen en/of richtlijnen m.b.t. het maken van taakbeschrijvingen in de organisatie?
  • Is inventarisatie van te verrichten taken gereed? Welke wel, welke niet?
  • Bepaal waar functiescheiding moet worden aangebracht.
  • In hoeverre worden de taakbeschrijvingen door de betrokkenen zelf opgesteld, wie biedt ondersteuning?
  • Zijn per organisatieonderdeel medewerkers aanspreekbaar als “steunpunt” in het proces?
  • Zorg voor afstemming met het P&O-beleid en een goede sfeer tussen PZ, projectgroep en stuurgroep.
  • Let op een evenwichtige afstemming tussen taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en afbreukrisico in de gewenste organisatiestructuur in relatie tot het toekomstige informatiesysteem.
  • Let op de verantwoordelijkheden voor functies, gegevens, beheer, productie, exploitatie, autorisatie, technische infrastructuur e.d.
  • Bevat het sociale en organisatiebeleid aspecten, die kunnen worden gebruikt om de fase Invoering positief te beïnvloeden (bijvoorbeeld gratificaties, bonussysteem, compensatie overwerkuren anders dan in geld?)
  • Zijn de (voorlopige) taakbeschrijvingen en de daaruit voortvloeiende functiebeschrijvingen acceptabel voor betrokkenen? Zorg indien nodig voor acceptatie.
  • Zijn de taakbeschrijvingen compleet?
  • Controleer of alle procedures zijn opgenomen in taakbeschrijvingen (raadpleeg in- en uitvoerbeschrijvingen bij activiteit 3.5 en 3.8).
  • Controleer mede aan de hand van de beschrijving van de administratieve organisatie rond het nieuwe informatiesysteem of er een goede taakverdeling is ontstaan volgens de inrichtingsleer en uit controle-overwegingen.
  • Is rapport Taken en Verantwoordelijkheden opgesteld en reeds door stuurgroep gevalideerd?
  • Is gebruikershandboek opgesteld en gevalideerd door gebruikers en stuurgroep?

ACT. 5.3:
Maak instructies voor conversie en invoering.

In het kader van deze checklist zal alleen over conversie van gegevens worden gesproken.
Het converteren van programma’s wordt geacht te hebben plaatsgevonden in eerdere fasen van het systeem-ontwikkelingsproces, zoals in de fasen Definitiestudie, Basisontwerp, Detailontwerp en Realisatie.

Conversieplan:

  • Stel uitgangssituatie vast m.b.t. gegevensstructuur.
  • Zijn wijzigingen nodig? Op wiens verzoek?
  • Inventariseer de te converteren gegevens en bepaal de conversiewijze (alles handmatig, gedeeltelijk elektronisch leesbaar, fotografische tussenslag?)
  • Dienen er gegevenselementen te worden toegevoegd
  • Loont het de moeite om speciale conversieprogrammatuur te ontwikkelen? Schaf deze eventueel aan via rekencentrum, servicebureau e.d.
  • Is noodzakelijke apparatuur aangeschaft?
  • Creëer (lege) bestanden/data bases (test en productie).
  • Regel extra budget ingeval van benodigde extra mens-capaciteit, apparatuur, overige voorzieningen.
  • Plan en realiseer benodigde opleidingen voor het conversiepersoneel.
  • Plan het invoeren van de gegevens d.m.v. data-entry.
  • Plan een proefconversie.
  • Plan een controle-fase.
  • Plan een eindcontrole.

Invoeringsplan:

  • Stel de uitgangssituatie vast.
  • Zijn de instructies voor de invoering van de conversie gereed?
  • Is strategisch plan voor de invoering van de conversie klaar? (testruns, schaduwdraaien e.d.)
  • Is de overgang van de huidige naar de nieuwe situatie duidelijk beschreven? Beschrijving laten controleren door gebruikersvertegenwoordiger? Bepaal wie.
  • Is de wijze van verwerking gecontroleerd? Door wie?
  • Is inzet van voldoende menscapaciteit gewaarborgd?
  • Is inzet van technische bijstand geregeld?
  • Welke veiligheidsmaatregelen zijn getroffen?
  • Welke back-up maatregelen zijn voorzien? Zijn deze getest/beproefd?; Is werking gegarandeerd?
  • Welke controlemaatregelen zijn getroffen?
  • Bepaal testprocedure per invoeringsstap. Test vooraf de invoeringsstappen goed uit.
  • Kan de planning ongewijzigd blijven? Waar dient deze te worden bijgesteld? Fiatteringcircuit?
  • Pleeg nodige vooroverleg met betrokkenen en organiseer dit tijdig.

ACT.5.4:
Geef voorlichting en verzorg opleidingen.

  • Het geven van (vooral) tijdige voorlichting en opleiding aan alle (actief en passief) betrokkenen over het nieuwe informatiesysteem bevordert het bewerkstelligen van een soepele invoering en overgang zodat:
  • eventuele ongerustheid wordt weggenomen
  • eenduidige beeldvorming ontstaat
  • bereidheid tot medewerking ontstaat
  • voldoende kennis en vaardigheden de betrokkenen eigen wordt om het informatiesysteem te gebruiken, te beheren, te onderhouden en relevante verbeteringsvoorstellen te doen voor zover noodzakelijk

Voor de voorlichting en opleiding kan, gelet op de doelstelling en de beoogde doelgroepen, een onderverdeling gemaakt worden in:

  • het geven van voorlichting;
  • het opleiden van:
    • gebruikersmedewerkers
    • medewerkers Gebruik & Beheer (onderhoud)
    • productiemedewerkers (rekencentrum/productie-afdeling).

Het geven van voorlichting :

  • Mogelijke aandachtspunten t.b.v. een voorlichtingsplan:
  • Wie gaat de voorlichting geven en op welke wijze?
  • Zijn alle niveaus in de organisatie betrokken bij de voorlichtingsbijeenkomsten? Welke niet en waarom ?
  • Is de inhoud van het voorlichtingsverhaal voldoende concreet om medewerkers te interesseren en te motiveren?
  • Zijn achtergronden, motieven en doelstellingen van het nieuwe informatiesysteem helder?
  • Welke organisatorische gevolgen brengt invoering van het nieuwe systeem met zich mee?
  • Hoe past het systeem in de lange termijnplannen van de organisatie en in het informatieplan?
  • Hoe moeten systeem en organisatie er uit zien?
  • Hoe ziet het ontwikkeltraject er uit (planning/ aanpak)?
  • Wat zij voor- en nadelen, kosten en baten?
  • Welke personele gevolgen mogen worden verwacht?
  • Hoe is de inspraak en participatie geregeld?
  • Wees open en eerlijk, wek vertrouwen.
  • Werk met verzorgde, korte presentaties.
  • Geef voldoende gelegenheid tot het stellen van vragen, behandel elke zinvolle vraag serieus, wees niet gehaast om de “voorstelling” even vlug af te raffelen.
  • Geef duidelijk de verwachte problemen aan, vraag om medewerking en begrip.
  • Overdrijf de positieve aspecten niet.
  • Behandel het publiek niet naïef door veel te beloven doch geef duidelijk aan waarover nog beslist kan worden en waarover niet. Maak duidelijk welke opmerkingen uit het gehoor “meegenomen” zullen worden.

Het verzorgen van opleidingen:

Doelgroep Gebruikersmedewerkers.

  • Formuleer leerdoelen overeenkomstig de taken van de gebruikers (zie taakbeschrijvingen act. 5.2.) en ontwerp een opleidingsplan.
  • Zijn de geformuleerde leerdoelen concreet genoeg? Wordt de noodzaak tot invoeren van het nieuwe informatiesysteem duidelijk uiteengezet?
  • Legt het cursusmateriaal voldoende helder de diverse verantwoordelijkheden uit?
  • Wordt rol en plaats van de gebruiker binnen het systeem duidelijk uiteengezet?
  • Kan de gebruikersmedewerker met andere disciplines communiceren over het systeem?
  • Welke fouten kan de gebruikersmedewerker direct en zelfstandig oplossen en van welke fouten kent hij de weg naar de oplossing?
  • Is de gebruikersdocumentatie die tot dusverre voor handen is bruikbaar als cursusmateriaal (act. 4.8)?
  • Hoe is de verscheidenheid in het gebruik van het systeem tot uiting gekomen in de opleidingen? (Registrerende invoerverzorgers, inhoudelijke bestandsbeheerders, raadplegers via beeldscherm, gebruikers die op basis van de antwoorden het systeem verschillende functies laten uitvoeren, gebruikers van ad hoc of standaardrapporten)
  • Zijn er aparte opleidingen voor het systeem- of applicatiebeheer?
  • Zijn er opleidingen voor gebruikers met een specifieke functie binnen het informatiesysteem zoals functionarissen belast met beveiliging/ privacy, statistiek of beheer van locale apparatuur/ programmatuur?
  • Welke voorzieningen bestaan er voor gebruikers die met behulp van vraagtalen zelf in hun informatie- behoefte voorzien?
  • Is het opleidingsplan door stuurgroep en overige overleggroeperingen akkoord bevonden?
  • Plan evaluatiemomenten in het opleidingstraject.
  • Stel opleidingen zonodig bij.

Doelgroep medewerkers Gebruik & Beheer.

  • Leerdoelen van de opleiding moeten zijn die kennis op de medewerkers over te brengen dat zij de doelstelling van het systeem, de systeemfilosofie en de organisatie goed kennen.
  • De medewerkers G&B moeten de technische aspecten van het systeem goed onder de knie hebben. Zijn er toetsen ingebouwd ter controle?
  • De medewerkers G&B moeten in staat zijn de gebruikersontwikkelingen op lange termijn te volgen.
  • De medewerkers G&B moeten kennis hebben van de toegepaste technologie (apparatuur, programmatuur, specifieke tools enz.).
  • De capaciteit dient voldoende ruim bemeten te zijn, zodat het team de werkzaamheden die vereist zijn ook kan uitvoeren (betrek hen bij de planning).
  • Het G&B-team dient tijdig te worden samengesteld.
  • De systeemdocumentatie dient vroegtijdig te worden bestudeerd en overgedragen.
  • Voelt het team zich medeverantwoordelijk voor de acceptatie van het systeem? Hoe is verbetering hierin mogelijk?
  • Is het team bekend met standaards en richtlijnen voor beheer?
  • Zorg dat het team het functioneel en/of het technisch ontwerp kent.

Doelgroep Productiemedewerkers.

  • Is vastgesteld welke kennis en vaardigheden bij het productiepersoneel aanwezig dienen te zijn ten behoeve van het nieuwe informatiesysteem?
  • Is het productiepersoneel op de hoogte van de planning van systeeminvoering, consequenties voor de productie(procedures), afspraken en verplichtingen?
  • Is gedacht aan een proefrun in de productie omgeving?
  • Zijn de productiemedewerkers bekend met hun “klanten” en omgekeerd?
  • Welke bijstellingen moeten er worden gedaan?

ACT. 5.5:
Converteer gegevens.

  • Is Plan van Aanpak (act. 5.1) geraadpleegd?
  • Gebruik het conversie- en invoeringsplan uit act. 5.3 om deze activiteit concreet uit te voeren.
  • Bespreek het plan met de betrokkenen en breng zo nodig verbeteringen aan.
  • Is voldoende personeel met een voldoende opleiding voor de conversiewerkzaamheden beschikbaar?
  • Is de gebruikersorganisatie in staat om de eindverantwoordelijkheid te dragen voor de conversie?
  • Zijn testgevallen ontwikkeld die met de conversie “meelopen” ter controle?
  • Leent deze conversie zich voor een gefaseerde uitvoering?
  • Stel vast op welke wijze de gegevens zijn vastgelegd en welke vorm de gegevensverzameling uiteindelijk moet hebben.
  • Zijn de nodige beveiligingsmaatregelen (back-ups) uitgevoerd?
  • Begin stap voor stap aan de conversie, houd een logboek bij, stel de planning en zonodig de conversie activiteiten bij.
  • Maak een eindrapport over de conversie.

ACT. 5.6:
Completeer en distribueer documentatie.

  • Zijn de “korte termijn” documenten (projectdocumentatie) in het projectarchief aanwezig?
  • Zijn de “lange termijn” documenten (systeemdocumentatie) in het projectarchief aanwezig?
  • Is de “parafenlijst” volledig en betrouwbaar? Heeft de projectleider op compleetheid en correctheid gecontroleerd na elke fase?
  • Is een wijzigingsprocedure van kracht?
  • Hoe is de kwaliteitsborging m.b.t. documentatie geregeld? Zijn beveiligingsmaatregelen getroffen?
  • Voldoet de documentatie aan de standaard.
  • Is de documentatie compleet en consistent?
  • Is de documentatie goed leesbaar en begrijpelijk?
  • Welke problemen kunnen worden verwacht bij de overdracht van de documentatie?
  • Is de distributielijst compleet ,zijn verantwoordelijkheden toegewezen?
  • Hoe is het documentatiebeheer geregeld?
  • Vermenigvuldig de noodzakelijke documenten en zorg voor distributie.
  • Laat de betrokkenen voor akkoord paraferen.
  • Parafenlijst aan de projectleider overhandigen en voor decharge zorgen.

ACT. 5.7:
Maak exploitatie- en productieplan.

  • Hoe is het overleg geregeld over de afspraken m.b.t. het gebruik (exploitatie), de verwerking (productie) en het beheer van het nieuwe informatiesysteem tussen de gebruikersafdeling en de computerafdeling?
  • Welke afspraken zijn er gemaakt tussen de gebruikers en de computerafdeling over procedures en wensen en eisen m.b.t. aanleveren van invoer, planning en wijze van verwerking, opstartcriteria, nabewerking en verzending van de output, openingstijden, protocollen voor on-line gebruik, responsetijden en de verwachte prestaties, beveiliging e.d.?
  • Is er een plan voor bijsturingmomenten?
  • Welke maatregelen zijn genomen om de communicatielijnen zo kort mogelijk te houden? Zijn contactpersonen bekend bij beide partijen?
  • Stel rapport op en laat dit voor akkoord paraferen (zie toe dat hoofd Werkvoorbereiding tekent).

ACT. 5.8:
Maak werkomgeving en organisatie gereed.

  • Raadpleeg eisen waaraan de nieuwe werkplek en werkplekomgeving moeten voldoen (zie act. 5.2″Maak taakbeschrijvingen” en act. 5.4 “Geef voorlichting en verzorg opleidingen”).
  • Analyseer het implementatieplan (act. 3.14 en act. 5.1).
  • Zijn alle noodzakelijke personele handelingen verricht?
  • Zijn de individuele (staf)verantwoordelijkheden en rapportagelijnen vastgesteld?
  • Hebben alle medewerkers gezien hun taak de benodigde opleidingen gevolgd?
  • Zijn alle noodzakelijke ruimtelijke voorzieningen voor medewerkers en de te installeren faciliteiten getroffen?
  • Is het installeren en testen van vereiste apparatuur en programmatuur en datacommunicatielijnen geregeld?
  • Zijn alle basisfouten die in de acceptatietest zijn ontdekt inmiddels gecorrigeerd en alle noodzakelijke tests uitgevoerd?
  • Zijn er voorstellen uit de voorgaande fase die nog moeten worden verwerkt? Is de planning nog realistisch? is bijstelling nodig? Is extra personeel nodig?
  • Is het beveiligingsbeleid voldoende? Pasjes, password e.d.
  • Is de afdeling Gebruik & Beheer gereed voor “ontvangst” van het nieuwe systeem? Definieer meetpunten.
  • Stem het moment van invoering af met betrokkenen.
  • Wacht op gunstige moment en voer de plannen uit.
  • Stel rapport op en zorg voor decharge.

ACT. 5.9:
Controleer of alles gereed is voor invoering.

  • Zijn de acceptatie- en performance criteria voorhanden?
  • Zijn er eigen standaards opgesteld en beschikbaar?
  • Zijn er verwachte problemen en genoteerde fouten?
  • Hanteer het conversie- en invoeringsplan (act. 5.3).
  • Is het algemene gebruikershandboek gereed?
  • Zijn alle algemene maatregelen genomen?
  • Is toestemming van de accountant verkregen?
  • Zijn alle aspecten t.a.v. de gegevensinvoer geregeld?
  • Is de datacommunicatie geregeld?
  • Zijn de overeenkomsten m.b.t. de verwerking door de productieafdeling naar tevredenheid geregeld?
  • Is alle meta-data opgeslagen in de data-dictionary?
  • Is de programma opslag goed geregeld? Hoe?
  • Zijn er geen problemen met de formulieren?
  • Is de controlelijst in een plenaire projectgroep- vergadering volledig doorlopen?
  • Zijn alle onduidelijkheden opgehelderd? Akkoord verkregen?
  • Bepaal (in overleg) de strategie voor invoering.
  • Verdeel de werkzaamheden over de verantwoordelijken.
  • Bepaal het eindresultaat en ga, zo dit verantwoord is, naar activiteit 5.10 “Voer nieuwe systeem in, draag het over en rapporteer”.

ACT.5.10:
Voer nieuwe systeem in, draag het over en rapporteer.

  • Bepaal de uitgangssituatie aan de hand van:
    • Definitief invoeringsplan (beschikbaar?)
    • Actiepunten voor de fase Gebruik & Beheer
    • Status van het (sub-)systeem gereed voor invoering
    • Status van de ontvangende organisatie
  • Zijn alle opmerkingen n.a.v. de Acceptatietest (act. 4.9) verwerkt en afwijkingen gecorrigeerd?
  • Welke eisen en wensen zijn nog niet verwerkt? Beoordeel deze op urgentie.
  • Kunnen de nog niet aangebrachte verbeteringen, nog bestaande problemen en fouten worden aangepakt na invoering? Welke wel, welke niet en waarom?
  • Zijn de medewerkers gemotiveerd en de taken goed gestructureerd en door betrokkenen geaccepteerd? Zo neen, regel consensus.
  • Zijn de gebruikers goed opgeleid? Wat is hun mening? Zijn de productiemedewerkers in het computercentrum goed geïnstrueerd?
  • Laat een onafhankelijk team een laatste controle of audit doen vóór de formele overdracht en ingebruikname i.v.m. “bedrijfsblindheid”.
  • Stel vast of het geautomatiseerde systeem geheel is afgerond en de acceptatietest met succes is afgesloten.
  • Zijn de activiteiten 5.1 t/m 5.9 geheel uitgevoerd?
  • Zijn alle geconstateerde problemen afdoende afgehandeld met adequate maatregelen (zie act. 5.9).
  • Bepaal wanneer het “oude” systeem inclusief de bijbehorende gegevens en documentatie kunnen worden opgeruimd (niet op de achtergrond meedraaien).
  • Bepaal welke wijze van invoering en overdracht het meest geschikt is gezien de omstandigheden (Wat kan de organisatie zelf aan):
    • algehele invoering en overdracht ineens
    • gefaseerde invoering en overdracht
    • parallelle verwerking
    • verwerking achteraf
  • Controleer de uitvoerbaarheid van de invoeringswijze.
  • Evalueer alle aspecten nog eens.
  • Voer het goedgekeurde informatiesysteem in op het afgesproken moment en op de afgesproken wijze.
  • Neem, in overleg, de noodzakelijke maatregelen indien onderdelen afwijken van het geplande.
  • Kan het systeem operationeel blijven zonder de steun van het projectteam?
  • Zorg voor overdracht en beleg een bijzondere projectvergadering met de stuurgroep, de opdrachtgever en het projectteam.
  • Onthef de projectgroep van hun taak en draag de verantwoordelijkheid over aan:
    • de gebruikersorganisatie
    • de groep Gebruik & Beheer
    • de computerafdeling
  • Zorg voor algehele decharge, sluit de project documentatie af en draag de systeem  en project documentatie over.
  • Sluit het projectdossier en blokkeer het projectnummer.

Download Download artikel als MS Word document Download artikel als PDF document Print deze paginaVerstuur deze pagina naar een vriend (email)
Auteur: Wiebe Zijlstra | 1 juli 1999 | Copyright: ZBC




Be Sociable, Share!

Geef een reactie

Je moet inloggen om een reactie te kunnen plaatsen.